Przejdź do głównej treści

Dla świadczeniodawcy

Najczęściej popełniane błędy w sprawozdawczości z list oczekujących

21 kwiecień 2009

Publikujemy najczęściej występujące „błędy techniczne” i sposoby ich eliminacji w sprawozdawczości z kolejek oczekujących w celu realizacji postanowień Rozporządzenia Ministra Zdrowia z 20 czerwca 2008 r. w sprawie niezbędnych informacji gromadzonych przez świadczeniodawców, szczegółowego sposobu rejestrowania tych informacji oraz ich przekazywania podmiotom zobowiązanym do finansowania świadczeń ze środków publicznych.

 Przy przesyłaniu informacji o listach oczekujących do Narodowego Funduszu Zdrowia prosimy zwrócić uwagę na następujące rzeczy: Przed zatwierdzeniem statystyk za dany miesiąc proszę dokonać weryfikacji liczby oczekujących oraz okresu oczekiwania, które podpowiada Państwu użytkowany program, tak aby zatwierdzone i przesyłane do funduszu wartości statystyczne były zgodne ze stanem rzeczywistym. Proszę o zwrócenie szczególnej uwagi na przykładowe prawdopodobne nieprawidłowości:

  • Wykazywanie długich kolejek oczekujących i czasu oczekiwania w przypadku niewykonań kontraktu
  • Większa liczba przypadków pilnych od stabilnych
  • Nagły wzrost liczby osób oczekujących w sprawozdaniu za następny miesiąc sprawozdawczy
  • Kilkuletnie czasy oczekiwania
  • Czas oczekiwania przypadków pilnych dłuższy od przypadków stabilnych
  • Zerowe czasy oczekiwania przy podanej liczbie oczekujących i odwrotnie
  • Mała liczba osób oczekujących z bardzo długim czasem oczekiwania

Informacje o ewentualnych błędach w przesyłkach znajdują się w komunikatach potwierdzenia danych o listach oczekujących (potwierdzeniach odbioru) generowanych przez serwer ŁOW NFZ. Po każdorazowym wysłaniu raportu należy zapoznać się z treścią zwrotnego komunikatu statusu wysłanej przesyłki w celu sprawdzenia, czy przesłany raport nie zawiera błędu. Błędne raporty kolejkowe traktowane są na równi z brakiem sprawozdawczości.

Prosimy eksportować dane o listach oczekujących do wszystkich zakontraktowanych komórek organizacyjnych zgodnie z obowiązującym ww. rozporządzeniem Ministra Zdrowia i opublikowanymi na ich podstawie słownikami na stronie internetowej Narodowego Funduszu Zdrowia z zastrzeżeniem, że osoby oczekujące na procedurę medyczną, program terapeutyczny nie mogą być jednocześnie wykazywane jako oczekujący do komórki organizacyjnej. W przeciwnym przypadku liczba osób oczekujących byłaby sztucznie zawyżana.

Eksport danych o listach oczekujących należy wykonać do 10 dnia miesiąca następującego po miesiącu rozliczeniowym np. za m-c sprawozdawczy kwiecień 2009 r. (pomiędzy 30 kwietnia 2009 r. a 10 maja 2009 r.)

Pacjenci objęci leczeniem planowym (kontynuacją leczenia) nie są umieszczani na listach oczekujących, choć muszą być uwzględniani przy planowaniu pracy personelu medycznego, oddziału szpitalnego.

Najczęstsze błędy w komunikatach zwrotnych i sposoby ich eliminacji:

  • Statystyki - id-kom-org nadesłane jako 000, mimo, że występuje w słowniku dla danego kodu technicznego
    Należy uzupełnić w definicji kolejek kod resortowy cz. VII.
  • Statystyki - błędny kod techniczny komórki organizacyjnej
    Należy nie eksportować kolejki z błędnym kodem technicznym oraz zdefiniować listy oczekujących zgodnie z aktualnym słownikiem komórek organizacyjnych.
  • Statystyki - Nieaktualny kod techniczny komórki organizacyjnej
    Należy nie eksportować kolejki z błędnym kodem technicznym oraz zdefiniować listy oczekujących zgodnie z aktualnym słownikiem komórek organizacyjnych zakontraktowanych na 2009 rok.
  • Statystyki - dana komórka nie powinna przesyłać informacji o kolejkach oczekujących
    Należy usunąć z listy kolejek tę komórkę, ponieważ nie figuruje ona w słowniku komórek podlegających sprawozdawczości z list oczekujących
  • Statystyki - kod komórki niezgodny z kodem technicznym komórki wg słownika
    Należy usunąć i nie eksportować błędnych kolejek oraz zdefiniować listy oczekujących zgodnie z aktualnym słownikiem komórek organizacyjnych.
  • Statystyki - data oceny jest późniejsza niż data przesłanego komunikatu o listach oczekujących
    Należy dokonać korekty daty oceny. Nie może być ona późniejsza niż data wykonania eksportu.
  • Statystyki - data oceny nie może być wcześniejsza niż 1 dzień miesiąca sprawozdawczego
    Należy dokonać korekty daty oceny, która nie może być wcześniejsza niż ostatni dzień miesiąca którego sprawozdanie dotyczy (okresu sprawozdawczy).
  • Statystyki - miesiąc nie może być późniejszy niż miesiąc bieżący i wcześniejszy niż dwa miesiące wstecz
    Prosimy nie przesyłać danych o listach oczekujących za miesiące wcześniejsze niż dwa wstecz oraz przed ostatnim dniem miesiąca, którego dotyczą.
  • Statystyki - nie można przyjąć statystyki na dany miesiąc przed ostatnim dniem tego miesiąca
    Prosimy nie przesyłać danych o listach oczekujących przed ostatnim dniem miesiąca, którego dotyczą.
  • Statystyki - próba przesłania zdublowanych danych kolejek w ramach tej samej przesyłki
    W ramach jednej komórki organizacyjnej można prowadzić i eksportować tylko jedną kolejkę (przypadki pilne i stabilne). Prosimy o usunięcie z przeglądu kolejek jedną z tych, które są zdefiniowane dla tej samej komórki organizacyjnej
  • Statystyki - dla każdego identyfikatora komórki organizacyjnej muszą być dwie kategorie
    Należy generować statystyki z podziałem na przypadki stabilne i pilne.
  • Statystyki - rok i miesiąc sprawozdania późniejszy niż data komunikatu
    Nie należy przesyłać danych o listach oczekujących przed ostatnim dniem miesiąca, którego dotyczą i do 10 dnia następnego miesiąca.
  • Nieobsługiwany rodzaj kolejki - wykaz osób oczekujących
    Przy dokonywaniu eksportu nie należy zaznaczać opcji "listy oczekujących" tylko "dane statystyczne".
  • Przesyłki - przesyłka nie może być pusta ani zawierać danych o listach osób
    Przed dokonaniem eksportu list oczekujących należy najpierw wygenerować aktualne statystyki a przy dokonywaniu eksportu nie należy zaznaczać opcji "listy oczekujących" a jedynie "dane statystyczne".

Informacji udziela: Jakub Kozłowski, tel. 275-48-90